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关于印发《江苏省城建档案馆目标管理评估办法》的通知

(发稿时间:2012-03-06  阅读次数:
 

江苏省住房和城乡建设厅文件

 

 

苏建档〔2012〕106号

   

   

关于印发《江苏省城建档案馆目标管理

评估办法》的通知

 

各省辖市建设局(委),南京、徐州、连云港、镇江市规划局:

自2006年《江苏省城建档案馆(室)目标管理考评办法(试行)》实施以来,在各级建设(规划)行政主管部门的高度重视和大力支持下,经过各级城建档案部门的共同努力,全省城建档案管理的整体水平有了明显提高。截止到2011年12月底,全省77个市、县(市)、区城建档案馆(室)已全部达到省一级馆以上标准,其中:国家一级馆10个、国家二级馆1个、省级示范馆14个、省特级馆24个、省一级馆28个。为贯彻落实《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011、《江苏省城建档案馆业务工作规程》DGJ32/C05-2008,进一步推动城建档案馆(室)目标管理工作的开展,结合5年来我省实践经验,特制订《江苏省城建档案馆目标管理评估办法》。现印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。

附件:《江苏省城建档案馆目标管理评估办法》                                  

    

 二〇一二年一月十三日

抄送:住房和城乡建设部办公厅、省档案局、各市城建档案馆(处)

 

江苏省城建档案馆目标管理评估办法

 

第一条  为加强城乡建设档案(以下简称城建档案)事业的宏观管理,推动全省城建档案事业持续健康发展,根据《中华人民共和国城乡规划法》、《城市建设档案管理规定》的要求,结合我省实际情况,特制订本办法。

第二条  城建档案馆目标管理评估(以下简称目标管理评估)的主要任务是:全面检查各地城建档案事业发展规划执行情况,客观评价各地城建档案事业发展状况,推进《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011、《江苏省城建档案馆业务工作规程》DGJ32/C05-2008的贯彻实施,进一步提高城建档案馆科学管理水平,提高城建档案工作的服务水平,使城建档案事业在为全面建设小康社会和构建和谐社会服务中发挥更大作用。

第三条  本办法适用于全省各市、县(市)、区城建档案馆,城建档案室参照执行。

第四条  目标管理评估分为:江苏省示范城建档案馆、江苏省特级城建档案馆、江苏省一级城建档案馆、江苏省二级城建档案馆等四个等级。

第五条  目标管理评估工作由江苏省住房和城乡建设厅建设档案办公室(简称省城档办)负责组织实施。

第六条  评估采用百分制,另设4个加分项,各为1分。按照《江苏省城建档案馆目标管理评估指标及评分细则》(见附件一,以下简称《评分细则》)逐项测评记分。

第七条  各等级馆应达到的分数应符合下表的规定:

表7-1  目标管理评估等级及应达到的分数标准

评估等级

省辖市城建档案馆应达到的评估分数

县(市)城建档案馆应达到的评估分数

江苏省示范城建档案馆

95~100分

93~100分

江苏省特级城建档案馆

90~94分

89~92分

江苏省一级城建档案馆

85~89分

85~88分

江苏省二级城建档案馆

80~84分

80~84分

 

第八条  省级评审员由省城档办负责聘任。

第九条  评审员条件:

1、掌握城建档案工作的方针、政策、法规,熟悉和掌握城建档案专业知识和目标管理评估的内容和标准;

2、坚持原则,办事公道,工作认真负责;

3、省辖市城建档案馆馆长或高级专业职称人员。

第十条  目标管理评估程序:

1、自检。申请评估的单位,首先对照《江苏省城建档案馆目标管理评估办法》进行自检,在确认达到某个等级时,向省住房和建设厅提出评估申请,并填报《江苏省城建档案馆目标管理评估申请登记表》(见附件二)。

2、评估。由省城档办组织5-7名评审员组成评估小组,进行具体的评审工作。凡申报江苏省示范城建档案馆的应进行初评。评估工作程序如下:

(1)   听取申报单位自检情况汇报;

(2)   进行实地考查、随机抽检;

(3)   对照申报等级标准,结合实际情况逐项考核,进行测评计分,填写《评估计分表》;

(4)   进行综合评议,提出评估意见和结论,形成《评估报告》,并将评估意见反馈给被评估单位。

(5)   将评估材料报省住房和城乡建设厅审批。

3、审批。省住房和城乡建设厅根据评估材料进行审核,审核通过后,向评估单位颁发相应的等级证书。

第十一条  城建档案馆的首次评估,可根据实际管理水平申报相应等级,一般通过评估获得等级证书两年后,方可提出高一等级评估申请。

第十二条  “城建档案馆目标管理评估证书”有效期为五年,五年后经复查符合标准者,换发新证书;不符合标准者,限期整改,仍不合格者,降低等级或收回等级证书并予以通报。

第十三条  “城建档案馆目标管理评估证书”是城建档案馆工作水平的一个标志,是评比先进的重要依据。凡已升级的城建档案馆,其上级主管部门应当给予一定奖励。

第十四条  本办法由江苏省住房和城乡建设厅负责解释。

第十五条  本办法自发布之日起实施。

 

 


 

附件一:

江苏省城建档案馆目标管理

评估指标及评分细则

 

评估项目

评估内容

分  值

评   估   细   则

测评方式

 

 

 

 

 

 

1. 组织机构与队伍建设

1.1城建档案管理机构

12+1

6


城建档案馆由建设(规划)行政主管部门管理,有主管部门领导分管(1分);

城建档案工作列入上级建设(规划)行政主管部门年度工作计划和目标管理范围(1分);

档案馆经费列入当地财政预算并能保证工作需要,(1分);

有满足开展工作需要的内部机构,职能覆盖城建档案管理的每个业务环节(1分)。

查阅相关文件

1.2 领导班子

1+1

领导班子健全,馆长具有中级以上职称(1分);

定(晋)级以来城建档案馆获得本级党委、政府、省建设厅、省档案局、国家档案局表彰或授予先进集体称号的每次计加分0.3分,同级计一次(+1分封顶)。

查阅相关文件、查阅档案馆工作人员名册、相关文件及证书

1.3 人员规模、结构

3.5

人员编制:特大城市20人以上,大城市15人以上,中等城市10人以上,小城市6人以上(其中县3人以上)。(1分);

馆内具有高级职称的人员:特大城市5人以上,大城市3人以上,中、小城市2人以上(1分);中级以上职称的员工人数:市级馆40%、县(市)级馆30%(0.5分);

工程、测绘、计算机等技术人员占员工总数的50%以上。工程专业(建设、计算机等)技术人员占全部人员比例不少于30%(1分)。

1.4 文化程度与业务培训

1.5

工作人员90%以上文化程度达到大专以上(1分);

工作人员接受城建档案业务培训率达100%(0.5分)。

2.法规、制度建设

2.1地方城建档案法规或规范性文件

8

2.5

地方政府出台了城建档案管理、地下管线档案管理规定或办法等两个以上(含两个)(2.5分);建设(规划)行政主管部门颁发或转发了城建档案管理、地下管线档案管理办法(规定)(1分)。

查阅相关文件和记录

2.2 制定了城建档案接收范围、移交要求以及业务流程

3.5

当地政府或建设(规划)行政主管部门制定了建设工程档案登记、预验收、报送、备案工作的配套文件,建设、规划、房管行政管理部门已把建设工程档案登记、预验收、报送、备案工作列入办事程序并运行良好(2分);

制定了城建档案接收范围、移交要求以及业务流程(0.5分);

当地政府或建设(规划)行政主管部门制定了城建档案馆档案接收范围细则(1分);

2.3城建档案管理制度建设

2

建立健全了城建档案接收、整理、借阅、统计、鉴定、销毁等项管理制度及岗位责任制(1分); 

  近年来无档案失窃及其它档案受损等安全事故(1分)。

3. 业务指导

3.1 建设系统业务指导

8

1

与建设系统各行政管理部门和各专业管理单位保持密切联系,对其进行经常性业务指导(1分)。

查阅相关文件和记录,并随机抽查

3.2建设工程档案指导和预验收

5

对依法建设的工程签订《建设工程档案报送责任书》率收达100%(1分);在工程竣工验收前开展建设工程档案预验率收达100%(1分);建设工程档案接收出具《建设工程档案接收证明书》(1分);

经常深入施工现场,对建设、施工单位的建设工程档案工作进行具体指导和工程档案技术服务(1分);

参加重点工程档案验收(1分)。

3.3 建立业务工作网络

1

建立以城建档案管理机构为中心,以建设系统各单位档案室和下级建设(规划)主管部门城建档案管理机构为基础的城建档案管理网络;网络活动正常、联系紧密(0.5分);

定期召开辖区城建档案工作会议,定期进行检查评比(0.5分)。

3.4 交流和业务培训

1

对城建档案工作人员定期组织业务交流和进行经常性的业务培训(1分)。

4. 档案接收

4.1 馆藏档案门类齐全、结构合理

11

4

馆藏档案:特大城市15万卷以上,大城市达到10万卷以上,中等城市达到7万卷以上,小城市达到5万卷(其中县城达到3万卷以上)(3分),不符合上述标准,按比例扣分;

馆藏档案门类齐全、结构合理(1分)。

查阅相关文件和记录、实地查看和随机抽查

4.2 重点建设项目工程档案接收率

1

依法建设的大、中型建设项目和重点建设项目工程档案全部接收进馆(1分)。

4.3 地下管线档案接收

2

及时接收新铺设的地下管线档案和地下管线普查档案(1分);

地下管线档案完整、准确,符合要求(1分)。

4.4  建设系统业务管理档案

1

有计划、有步骤地接收城建档案业务管理与技术档案、城市基础资料(1分)。

4.5 图书、资料与档案征集

1

接收与城市规划、建设和管理工作有关的图书、资料(0.5分);

开展档案、资料征集,并取得成效(0.5分)。

4.6 所接收档案质量

2

接收归档的文件资料的制成材料、字迹符合档案保管要求(1分);工程竣工图编制符合国家有关要求(1分)。

5. 档案整理

5.1 档案整理、立卷

3

3

档案整理、立卷符合国家有关标准和规范要求;工程档案立卷符合《建设工程文件归档与整理规范》的要求(1分);

馆(室)藏档案、资料分类清晰,档号设置符合规范要求,档案排列整齐有序,方便调阅(1分);

基本无积存零散文件和未整理、未编目、未分类案卷(1分)。

实地查看和随机抽查

6. 档案编目

6.1目录系统

4

2

建有科学合理的目录体系,提供多种检索途径(1分);

建有必备的城建档案总目录和分类目录(1分)。

实地查看和随机抽查

6.2 档案著录

2

对馆藏档案进行了工程项目级和案卷级著录(1分);

著录项设置符合《城市建设档案著录规范》的规定(1分)。

7. 档案统计

7.1 建立统计台帐 

2

1

建立有符合规定的收进、移出、保管、利用等统计台帐(1分)。

查阅相关记录台帐、实地查看并随机抽查

0.5

有历年的统计,能快速统计出馆藏档案情况(0.5分)。

7.2 按时完成统计任务

0.5

按时完成上级下达的年度统计任务,及时上报《城建档案工作基本情况统计报表》(0.5分)。

8. 档案鉴定

8.1 保管期限和密级划分

3

1.5

按照规定制定和准确划分了档案保管期限和密级(1分);

开展了档案划控,并依据标准开展档案开放(0.5分)。

查阅相关记录台帐、并实地查看

8.2 档案鉴定

1.5

建立了档案鉴定机构,开展了档案鉴定工作(1分);

档案鉴定、销毁手续齐全,无泄密事件发生(0.5分)。

 

 

9. 档案保管与保护

9.1 馆库建设

15

8

档案馆为独立或自成一体建筑,符合《档案馆建筑设计规范》(包括馆址选择、建筑设计、档案防护、防火设计、建筑设备等)的要求的计3分;有专用档案库房、独立的办公室和阅档室等技术用房,库房建设基本符合安全保管要求计2分(3分封顶);

馆库面积符合《档案馆建设标准》的要求,特大城市以上,大城市以上,中等城市以上,小城市以上,县1200平方米以上(含已开工建设的档案馆,以立项批准面积为准)(5分),不足者按比例得分计。

查阅相关记录台帐、实地查看和抽检

9.2 设施与设备

4

有满足工作需要的档案管理设备、保护设备(安全监控设备、自动报警和灭火设备、温湿度测量与调控设备防、有害生物设施等各计0.5分),符合规范第10章的规定(不需设备能达标者,此项可得分)(2分);

建立了特藏室,对珍贵档案和特藏档案有妥善的保管措施计(1分);

有充裕的密集架、底图柜等档案装具,各类档案卷皮、卷盒等装具符合规范要求(1分)。

9.3 库房温湿度控制、库房管理、档案保护

3

建立库房温湿度记录制度(0.5分);库房温湿度控制、库房管理、档案保护符合本规范第10章的规定(0.5分);

制定档案安全责任制(0.5分)和事故及灾害应急预案(0.5分);

近年来库房内无鼠、无虫、无霉变、无积尘、无火灾、无水浸、无失窃、无泄密(1分)(有一种不符合即不得分)。

10.声像档案

10.1 声像设备、制作能力

5

1

有满足工作需要的声像设备(0.5分);

具备摄录、剪辑、制作能力(0.5分)。

实地查看和抽检

10.2 照片和录像档案数量

2

积累了有效的城乡建设、工程建设等方面的照片5000张以上(1分),录像2000分钟以上(1分)。

10.3 电视专题片

2

定(晋)级以来拍摄制作一定数量的电视专题片:市级馆3 部以上、县(市)级馆1部以上(1分);

积极主动记录城市规划、建设、管理工作重大事件(活动)和重大(重点)工程建设情况(0.5分);

利用馆藏声像档案资料为政府部门、社会各界提供服务并取得一定的社会效益(0.5分)。

11. 信息化与信息安全

11.1城建档案管理系统应用

16+1

5

采用城建档案管理软件,对城建档案业务工作实行计算机管理,并覆盖全馆各工作环节(办公自动化、业务指导、档案管理、统计、利用服务)(3分);

建立了覆盖馆藏全部档案的电子目录,实现了计算机检索(2分)。

查阅相关材料、实地查看和测试

11.2 设备与网络

4

有满足工作需要的计算机、复印机、打印机、扫描仪(1分);

馆内建立局域网(1分);与政务(上级)网联通,信息共享(0.5分);

建有独立对外的网站,城建档案特点突出,地方特色鲜明(1分),网页0.5分;网站可以查询50%以上馆藏档案目录(0.5分)。

11.3 档案数字化

3.5

具备了档案数字化工作条件,制定了馆藏档案数字化工作方案(0.5分);

对馆藏重要纸质档案和声像档案进行数字化处理,纸质档案数字化率30%以上(1分);声像档案数字化率80%以上(1分);

建立全文和多媒体数据库(1分)。

11.4 地下管线档案信息动态管理

+1

采用管理软件,对地下管网档案信息实行动态管理(+1分)。

11.5 建设电子档案接收

2

制定电子文件接收办法(0.5分),开展了建设工程电子档案的接收(1分);

按《建设电子文件与档案管理规范》CJJ/T117的要求进行管理(0.5分)。

11.6 安全保护措施和制度

1.5

对档案管理软件、档案数据库、硬件设备及档案传送网络有严格的保密管理制度(0.5分)和安全保护措施(0.5分);

制定了城建档案异地数据备份规划并逐步实施(0.5分)。

12. 信息开发与科研

12.1 编研工作

7+1

4.5

完成《城建档案馆指南》、《城建大事记》、《有关基础数据汇编》、《重点工程简介》等基础编研,市级馆5种以上、县(市)级馆3种以上,并有较高利用价值(3分);

近年来编篡公开出版史料、画册、书籍等4本以上或达到50万字计1.5分,2本以上或达到30万字计1分(内部出版均按一半分值计算),编研成果有获省、市级以上奖励计0.5分(1.5分封顶)。

查阅相关材料、汇编实物并实地查看和抽检

12.2 城建档案科研与学术研究

2.5+1

近年来获得省部级以上科技立项或参与项目的每项计0.3分(0.5分封顶);市级每项计0.2分(0.5分封顶);

科研成果获省部级科技进步奖每项加0.5分;获省建设厅、省档案局优秀科技成果奖每项加0.3分(+1分封顶);

馆内专业技术人员具有较强的业务理论研究能力,近五年在省级以上公开出版刊物(有刊号)上发表的文章:市级馆5篇以上、县(市)级馆3篇以上(1分);

每年均有学术文章在省级以上专业会议或刊物上发表(0.5分)。

 

13. 信息服务

13.1馆藏档案开放利用

6

5

建立了公开检索目录,提供多种检索工具(1分);

制定了查阅利用指南等服务措施(0.5分);服务热情周到,调卷快速、准确(0.5分);建立了服务效能监察系统(0.5分);

建立了档案利用信息反馈制度(0.5分);有5年以上档案利用效果汇编和实例(1.5分);

制订了符合法律法规的城建档案信息服务、公开、查阅规定(0.5分)。

查阅相关材料、实地查看和抽检

13.2  档案宣传

1

近年来举办各种专题展览的每次计0.2分(0.5分封顶);

在国家级报刊上发表宣传档案工作的文章每篇计0.3分,在省、市级新闻媒体向社会宣传城建档案工作、法律法规每次计0.2分,参与制作的专题片在市以上电视台每片计0.2分(0.5分封顶)。

14.创新能力

14.1 城建档案工作创新

+1

+1

近年来在我省城建档案工作领域首创的有示范性作用的工作并被全省城建档案系统认可的创新内容,并得到组织试点,在本全省普遍推广的,取得社会成效的每项加0.5分(+1分封顶)。

查阅相关材料、评议

 


 

附件二:

江苏省城建档案馆目标管理评估申请登记表


馆(室)名

 

申 报 等 级

 

归口部门

 

馆(室)负责人

 

通讯地址

 

邮政编码

 

联系电话

 

上次定、晋级情况

等   级

 

本次晋级申请

等  级

 

时   间

 

时  间

 

单位自检意   见

 

 

单位盖章

年   月   日

评估小组意   见

 

 

组长签字

年   月   日

审批意见

 

 

 

审批单位意见

年   月   日









 

 

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