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苏州市住建局《关于加强和规范全市拆迁档案资料管理的通知》

(发稿时间:2010-12-24  阅读次数:
  

 

 苏住建拆〔20108

  关于加强和规范全市拆迁档案资料管理的通知

 

各市、区住房和城乡建设局,苏州工业园区规划建设局、地方发展局,苏州高新区建设局、农村发展局,各有关单位:

近年来,随着苏州城市化进程和城乡一体化建设的不断推进,形成了大量的拆迁档案资料。这些拆迁档案资料是拆迁工作的真实记录,是重要的城建档案资源。拆迁档案的收集、整理、归档、保管和利用是否制度化、规范化,直接关系到拆迁工作的顺利开展,对构建和谐社会、维护广大群众的利益、维护社会稳定将起到积极的作用。多年来,我局每年都要组织有关人员对拆迁档案进行检查,对档案管理人员进行培训,使拆迁档案管理工作逐步规范化、制度化,拆迁实施单位对拆迁档案的重要性认识得到了很大提高,档案收集整理得到了逐步规范,但还存在一些

 

制度不健全、整理不规范、归档不及时、人员业务水平不高等问题。为进一步加强和规范我市拆迁档案资料管理工作,更好地发挥拆迁档案的作用,现就有关事项通知如下:

一、各地拆迁和城建档案管理部门应严格履行拆迁档案管理职责。

1.强化档案业务的监督管理,指导本区域拆迁实施单位规范建档,是拆迁管理部门的重要职责,拆迁管理部门应把拆迁档案管理工作作为一项重要工作来抓,每年应定期对各拆迁实施单位的档案管理状况进行督促检查,制定相关文件,建立健全管理制度,把拆迁档案管理工作列入本单位的年度工作目标和拆迁规范化管理考核指标。

2.城建档案馆是档案管理的专业部门,拥有大量的档案管理专业人才,应不定期地会同当地拆迁管理机构对各拆迁实施单位档案管理人员进行业务知识培训,不断提高拆迁档案管理人员的理论水平和业务能力。同时根据各地拆迁工作实际,制定《拆迁档案资料归档内容》,督促拆迁实施单位在项目完成或审计结束后尽快将拆迁档案资料移交到当地城建档案馆。

二、进一步加强拆迁档案的收集、管理及移交工作。

各拆迁实施单位应严格执行拆迁档案管理有关法律法规和业务规范,配备专(兼)职档案管理人员,配置必要的硬件设施,认真做好拆迁档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。建立健全拆迁档案管理的各项规章制度,并将拆迁档案工作列入单位重要工作内容,拆迁档案必须实行“一户一档”制度。要积极参加档案管理馆组织的各项业务培训,自觉接受各地拆迁和城建档案管理部门的监督和检查,要从思想上重视,并落实于行动。

拆迁管理机构形成的拆迁管理档案,每五年应定期向当地城建档案馆办理移交。拆迁实施单位形成的档案资料,属2010年前完成或审计结束的拆迁项目档案资料须于20116月前全部移交当地城建档案馆;2010年后当年完成或审计结束的拆迁项目档案资料,自完成或审计结束年份的次年向当地城建档案馆移交。各镇(开发区)村镇建设管理所形成和保管的拆迁档案每五年定期向当地城建档案馆移交。

苏州市人民政府城市房屋拆迁管理办公室和苏州市城建档案馆近期将组织有关档案人员培训,并联合组织拆迁档案检查,检查情况将与拆迁实施单位的年终考核、资质延续和晋升、项目招投标相挂钩

 

附件:苏州市拆迁档案资料归档内容及组卷要求

 

 

 

 

 

二○一○年七月一日

 

 

 

苏州市住房和城乡建设局办公室         二○一○年七月一日印发

共印:50

苏州市拆迁资料归档内容及组卷要求

 

一、归档内容及排列顺序

拆迁管理部门移交内容

     ()许可证审核资料

1.拆迁许可证存根

2.拆迁许可证复印件

3.拆迁申请书

4.建设项目批准文件

    5.建设用地规划许可证(含规划定点红线图)

    6.国有土地使用权批准文件

7.拆迁计划和拆迁方案

8.拆迁安置补偿资金证明

9.拆迁范围查勘意见书

10.房屋拆迁评估机构公示结果报告单及照片

11.委托评估合同

12.房屋拆迁暂停办理有关手续的通知

13.建设行政许可受理通知书、准予建设行政许可决定书

    14.行政许可听证意见书及听证公告和照片

    15.购买定销商品房办文单

16.拆迁安置补偿汇总表

17.委托拆迁合同

18.拆房合同、建筑企业资质证书及安监证

19.房屋拆迁公告(含报纸公告)

20.拆迁许可延期申请及情况说明

21.同意延期

22.拆迁项目人员变更审批表

23.拆迁补偿方案变更审批表

24.城市房屋拆迁项目完成验收单

(二)裁决资料

1.立案审批表

2.裁决申请书

3.房屋拆迁答辩书

4.法人代表身份证明

5.授权委托

6.办理房屋拆迁事宜全权委托书

7.拆迁情况说明

8.拆迁裁决调解、调查会通知

9.送达回执及附页

10.中止决定书

11.恢复审理通知书

12.裁决调解、调查签到

13.调查笔录

14.双方证据

15.行政裁决听证意见书

16.行政裁决听证笔录

17.行政裁决听证会通知书

18.行政裁决听证会通知书、听证意见书送达回证

19.行政裁决前听证公告

20.拆迁裁决书、终结书

21.行政强拆案件审批表

22.行政强拆申请

23.行政强拆听证公告

24.行政强拆听证文件、听证通知书、听证意见书送达回证

25.听证通知书

26.行政强拆听证会签到

27.行政强拆听证笔录

28.实施行政强拆请示

29.实施行政强拆批复

30.拆迁协议书

 

拆迁实施单位移交内容

    ()综合资料

1.拆迁许可证

2.拆迁申请书

3.建设项目批准文件

    4.建设用地规划许可证(含规划定点红线图)

    5.国有土地使用权批准文件

    6.拆迁计划和拆迁方案

7.拆迁方案会审情况表

8.建设行政许可受理通知书、准予建设行政许可决定书

    9.委托拆迁合同

    10.委托评估合同

    11.委托拆房合同

    12.苏州市建设局城市房屋拆迁公告

    13.直管公房拆迁补偿协议

    14.直管公房拆除注销通知书

    15.拆迁安置补偿汇总表

    16.城市房屋拆迁项目完成验收单

    17.项目审计报告

    18.项目全貌照片及录像资料

    ()拆迁户资料

    1.拆迁补偿安置协议

    2.拆迁补偿安置费用结算表

    3.拆迁房屋住户调查表

    4.户籍证明

    5.房屋产权审核表

    6.房地产平面示意图

    7.房地产评估表

    8.房屋装修评估表

9.房屋所有权证

10.房屋租赁证

    11.房屋租赁协议

    12.国有土地使用权证

    13.宅基地证

    14.建房批复

    15.建设工程规划许可证

    16.建设工程施工许可证

    17.国有土地使用权改变用途许可证

    18.国有土地使用准租许可证

    19.营业执照

    20.税务登记证

    21.公房退租回执

    22.挂牌通知回执

    23.验房回单

    24.有线电视、电话、燃气等各种凭证、单据

    25.房屋拆迁补偿方案变更情况审批表及相关材料

    26.购房协议(合同)

    27.具结书、委托书

    28.协商笔录

    29.拆迁通知、征询意见书、评估表等相关材料送达回执

    30.听证、行政裁决、行政强拆、法院判决、司法强拆相关材料

31.信访材料

32.照片

    (三)电子文件

二、归档文件的质量要求

(一)归档的文件应是原件,应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等;文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备;破损皱折的文件要修复和整平;文件中文字材料幅面尺寸规格统一为A4幅面(297mm×210mm),图纸宜采用国家标准图幅。

(二)照片质量要求

1.照片应当主题明确,能反映被拆迁地域的全貌或被拆迁户的房屋特征。

2.一个拆迁项目至少有三张能反映被拆迁地域的全貌的照片,一个被拆迁户至少有一张能反映房屋特征的照片。

3.照片画面清晰完整,色彩还原准确,被摄主体不能有明显失真变形现象。

4.照片应一律洗印成57的彩色照片。

5.数码照片应当尽量使用不低于500万像素的数码相机拍摄。

6.照片贴在《照片粘贴表》中,下方书写该照片的文字说明,照片的文字说明内容有:拍摄主题、拍摄地点、拍摄日期、拍摄者姓名等;《照片粘贴表》从苏州市城建档案馆网站(http://www.szuca.org.cn)下载。

(三)电子文件质量要求

1.拆迁资料按要求先立卷后扫描,扫描的内容包括:案卷封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表。

2.扫描文件的技术要求:

1)文件选用JPG格式。

2)分辨率一般大于等于200DPI,彩色深度24位。

3.扫描文件的质量要求:

1)图像清晰、完整,无偏斜、失真。

2)扫描图像的排列顺序与档案原件一致。

3)对一份文件进行分区扫描的,应进行图像拼接处理。

4.扫描文件的存储要求:

1)建立项目级文件夹。项目级文件夹的命名规则是:拆迁项目名称(中文)

2)在“项目级文件夹”之下建立案卷级文件夹。案卷级文件夹的命名规则是:序号+案卷题名。序号采用三位半角数字格式,不足三位时用前置“0”补足三位。

3)在“案卷级文件夹”下存放扫描文件。扫描文件的命名规则是:序号。序号采用三位半角数字格式,不足三位时用前置“0”补足三位。

三、立卷标准与要求

(一)基本原则。立卷应遵循拆迁文件材料的自然形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,便于保管和利用。

(二)立卷要求。拆迁文件以拆迁项目(即拆迁许可证为依据)为单位进行分类立卷,不同拆迁项目的拆迁资料不能混淆在一起立卷。同一拆迁项目的拆迁综合资料与拆迁户资料分开立卷,单独组成一卷或若干卷;拆迁户资料以地址、姓名为单位进行立卷,以一户一卷的原则立卷。

(三)编目要求。

1.编制案卷内文件页号。案卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷页号从“l”开始,卷与卷之间页号不能连续。页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号;两面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

2.案卷封面、卷内目录、备考表是每一案卷必备的要素,应采用电脑统一格式打印,表格格式从苏州市城建档案馆网站(http://www.szuca.org.cn)下载。其编制要求如下:

1)案卷封面。主要由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等组成。案卷封面排列在卷内目录之前。

案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件的内容。综合资料卷由建设项目名称、拆迁阶段名称、卷内文件材料名称三部分组成。例如:苏州市环古城风貌改造项目一期拆迁综合文件。拆迁户资料卷由建设项目名称、拆迁阶段名称、地址及姓名、卷内文件材料名称四部分组成。例如:苏州市环古城风貌改造项目一期南门路15号李╳╳拆迁户文件。

编制单位:填写拆迁实施单位名称。如:苏州市沧浪拆迁有限公司。

编制日期:案卷内全部文件形成的起止日期。如:2002.06.012006.08.31

保管期限:填写“永久”。

密级:由城建档案馆填写。

2)卷内目录。由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。

序号:以1份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

文件编号:填写文件材料的文号。

责任者:填写文件材料的直接形成单位。如拆迁许可证,填写市建设局。

文件材料题名:填写文件材料标题的全称。

日期:填写文件材料的形成日期。

页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。

3)备考表。主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数以及立卷单位对案卷情况的说明,立卷人、审核人签名。备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(四)装订要求。案卷装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。案卷装订时必须去除金属物。

(五)案卷装具。装订好的案卷要用盒装,统一使用苏州市城建档案馆监制的建设档案盒。

四、拆迁文件的归档

(一)归档的文件必须完整、准确、系统。

(二)归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。

(三)纸质拆迁档案与数字化拆迁档案的归档同时进行。

(四)编制拆迁项目著录卡、纸质档案移交目录和数字化拆迁档案移交表。表格统一格式从苏州市城建档案馆网站(http://www.szuca.org.cn)下载。

(五)数字化拆迁档案采用光盘为介质,可以是DVD-RVCD-R,并对光盘编号。

 

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