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什么是数字档案馆?

(发稿时间:2010-12-17  阅读次数:
 1、数字档案馆的含义
2、数字档案馆的特征
3、电子文件


1、数字档案馆的含义 数字档案馆将原有的以纸张为载体的档案进行数字化处理,并通过网络设备进行管理和利用,是传统档案馆功能的延伸。数字档案馆能够存储大量各种形态的信息,信息存储和利用不受地域的限制。在数字档案馆中,可以开展档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等各项业务,同时也能开展电子商务、信息咨询、业务培训、探索争鸣等学术交流。数字档案馆同时也能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起,使这些信息得以在网上传播。数字档案馆还可以利用多媒体数据库信息技术,在图象检索、视频点播和文献资料等方面提供有效的检索方案。

2、数字档案馆的特征 数字档案馆是信息存储与检索的重大延伸,数字化和网络一起构成它的基本特征。数字档案馆的一个突出特点是所有馆藏信息资料都可以实现数字化。各种介质承载的重要文献资料将被大量数字化,而那些原始档案可能成为“标本”被更好地加以保存。数字化馆藏凭借网络力量,将档案信息快速传播,满足社会各方面的需要,这样档案馆就成为无形观念上的“基地”和“中心”。数字档案馆的主要特征是:档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化。

3、电子文件 是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件,用数字(比特)形态表现出来,通过编码和解码来输入和输出,也称数字式文件。
电子文件的物理归档 是指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。
电子文件的逻辑归档 是指将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中,使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
字处理文件 指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等,归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
定稿电子文件 用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、依据价值,收集时,需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。
正式电子文件 将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。
图像文件 指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。
图形文件 指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题,不要遗漏相关软件及各种数据信息。
影像文件 指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
声音文件 指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
多媒体文件 指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
数据库文件 指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
超文本文件 指采用web 技术制作的浏览器文件。

 
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